UGM

Codice Etico UGM

1. Premessa

Union Gas Metano S.p.A. (“UGM" o la “Società"), è stata fondata nel giugno del 2005 per iniziativa di un gruppo di imprenditori già fortemente presenti sul territorio nazionale con aziende impegnate nella distribuzione e vendita di GPL in bombole, nell’installazione di impianti e serbatoi GPL e nella vendita e distribuzione di accessori per uso civile ed industriale. Seguendo la naturale evoluzione del mercato e della tecnologia disponibile la UGM - grazie anche al forte impegno commerciale ed alla chiarezza nei confronti dei clienti finali - è riuscita a ritagliarsi uno spazio consistente nel settore della vendita di gas naturale (liberalizzato dal 1° Gennaio del 2003) e nel settore dell’energia elettrica (definitivamente liberalizzato dal 1° Luglio del 2007). L’esperienza acquisita nella conoscenza del mercato consente all’azienda di diventare leader nel territorio locale di riferimento e di cui detiene una cospicua fetta che va via via incrementandosi. La cultura di UGM è fondata su sei valori: la grinta, l’innovazione, la passione intesa anche come fede, la perseveranza, la propositività e la tradizione. In funzione di questi valori e dell’obiettivo della “meta prosperativa”, proposito di alta levatura che porta con sé benessere e prosperità per se stessi e per gli altri, UGM ha definito i principi di comportamento che sono contenuti nel presente Codice Etico che la Società riconosce, accetta e promuove nello svolgimento della propria attività, sia internamente alla compagine aziendale, sia nei rapporti con i soggetti esterni. In linea con la finalità di prevenzione degli illeciti che il Codice si propone, UGM vigila sull'osservanza delle norme ivi contenute, predisponendo adeguati strumenti di formazione e informazione, assicurando una costante efficacia nel controllo delle modalità di svolgimento della propria attività ed intervenendo, quando del caso, con azioni correttive. Questo Codice, strumento di governance, è parte di una visione ampia della responsabilità sociale e ambientale di UGM, che pone al centro il rapporto con i suoi stakeholder. Dal dialogo costruttivo con essi deriva un processo che, attraverso l’ascolto delle istanze ed il bilanciamento di queste rispetto alle strategie aziendali, si propone di attivare un circolo virtuoso verso un miglioramento continuo. Il Codice sarà portato a conoscenza di tutti coloro con i quali UGM intrattiene relazioni.

2. Soggetti destinatari ed ambito di applicazione del Codice

Le norme contenute all'interno del codice si applicano senza alcuna eccezione:

Detti soggetti verranno di seguito nel documento definiti come “Destinatari". I “Destinatari" delle disposizioni del presente Codice, nel già dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adegueranno le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni previsti dal Codice.

3. Valore contrattuale del codice

Tutti i dipendenti di UGM sono tenuti al rispetto delle leggi e delle normative vigenti in Italia e nei Paesi in cui operano, del Codice e delle norme interne aziendali, e ad applicarle con rettitudine ed equità. L'osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni proprie degli Amministratori, dei Sindaci, nonché di quelle contrattuali dei dipendenti della società e di coloro che abbiano comunque rapporti di collaborazione ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105, 2106 del Codice Civile. La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con la Società e può portare ad azioni disciplinari legali o penali e, nelle ipotesi più gravi, alla risoluzione del rapporto di lavoro se posta in essere dal dipendente, all'interruzione del rapporto se posta in essere da un soggetto terzo ed infine alla revoca dell'incarico e alle azioni di responsabilità nel caso di amministratori, sindaci.

4. Principi generali

4.1 Principi Etici
L'attività di UGM è interamente improntata ai principi di: In generale, ogni attività messa in atto per il raggiungimento dello scopo societario deve essere svolta nel pieno rispetto della normativa vigente. La Società applica i suddetti principi ad ogni stadio e livello della propria attività, dalla selezione e organizzazione del personale fino alla gestione dei rapporti con i clienti ed i fornitori, la Pubblica Amministrazione e le autorità. In particolare Union Gas Metano S.p.A.: 4.2 L'impegno di UGM nei confronti dei propri dipendenti
UGM riconosce la centralità delle proprie risorse umane, riconoscendone la centralità nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e fiducia reciproca. In tale ottica, UGM si impegna ad offrire, in base alle proprie necessità, pari opportunità di lavoro senza operare distinzioni di sesso, di razza o etnia, di religione, opinioni politiche, nazionalità, età ed altre condizioni personali o sociali. Inoltre coinvolge attivamente le proprie risorse umane nel progetto aziendale, anche decisionale, al fine di consentire l'espressione delle capacità personali e la realizzazione professionale. Le funzioni si impegnano ad adottare criteri di merito e di competenza, e comunque strettamente professionali, per qualunque decisione relativa ad un dipendente e ad assicurare un ambiente di lavoro nel quale le caratteristiche individuali non possano dare luogo a discriminazioni di alcun tipo. UGM si impegna ad adottare un sistema di valutazione delle prestazioni del personale fondato su criteri di valutazione oggettivi. Al di là degli standard e dei principi stabiliti dalla normativa applicabile in materia di diritto del lavoro, è interesse primario di UGM favorire lo sviluppo del potenziale di ciascuna risorsa e la sua crescita professionale attraverso: 4.3 Obblighi dei dipendenti e dei collaboratori
I lavoratori dipendenti ed i collaboratori esterni si obbligano ad osservare le disposizioni del presente Codice all'atto dell'assunzione/inizio collaborazione o, se già avvenuta, al momento della divulgazione. Tutti i dipendenti / collaboratori sono tenuti a conoscere il contenuto delle norme contenute nel Codice ed, in particolare, hanno il dovere di: 4.4 Doveri del personale responsabile
Oltre agli obblighi validi per tutto il personale dipendente di cui al paragrafo precedente, coloro che hanno funzioni di direzione e/o di responsabilità nei confronti di personale sottoposto alla loro vigilanza e direzione devono evitare ogni abuso della propria posizione. In particolare, coloro che hanno funzioni di direzione e/o di responsabilità devono: I Responsabili devono vigilare sull'operato dei propri collaboratori e devono informare l'OdV di ogni possibile violazione delle norme aziendali.

4.5 Doveri degli Amministratori e dei Sindaci
Gli Amministratori ed i Sindaci si obbligano ad osservare le disposizioni del presente Codice all'atto della nomina o, se già avvenuta, al momento della divulgazione. Gli Amministratori ed i Sindaci in particolare devono: 4.6 Efficienza
Il principio della efficienza richiede che in ogni attività lavorativa venga realizzata l'economicità della gestione delle risorse impiegate nell'erogazione dei servizi garantendo l'impegno di offrire un servizio adeguato rispetto alle esigenze del cliente e secondo gli standard più avanzati.

5. Norme di comportamento

5.1 Generalità
Tutti coloro che prestano attività professionale in favore di UGM devono astenersi dal mettere in pratica o dal favorire in qualsiasi modo la messa in pratica di:
5.2 Protezione del patrimonio aziendale
I locali, le attrezzature ed i beni di UGM possono essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento dell'attività aziendale. E‘ responsabilità di ciascuno proteggere i beni che gli sono stati affidati da furto, danneggiamento o uso improprio degli stessi. E’ vietato utilizzare i sistemi informativi in modo tale da interferire con la produttività propria o di altri o per accedere a siti Internet aventi contenuto in contrasto con i principi di UGM. E’ vietato — senza autorizzazione — esportare o riprodurre in" copia ogni informazione concernente l'attività dell'azienda che, come tale, costituisce asset della Società, attraverso qualsiasi strumento e/o dispositivo, anche informatico. Tali usi sono da considerarsi appropriazione illegittima dei beni di UGM.

5.3 Uso dei sistemi informatici
Rispetto all'utilizzo dei sistemi informatici ogni dipendente (o collaboratore esterno che utilizza sistemi informatici di UGM) è responsabile della sicurezza dei sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative in vigore e alle condizioni dei contratti di licenza. Salvo quanto previsto dalle leggi civili e penali, rientra nell'uso improprio dei beni e delle risorse aziendali l'utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro o per inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all'immagine dell'impresa. In particolare ogni dipendente o collaboratore non deve visitare / accedere a siti web che possono danneggiare UGM in qualunque modo. Ogni dipendente (o collaboratore esterno) è altresì tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l'uso degli strumenti informatici. E’ a tal proposito vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità sui dati, informazioni e programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, al fine di conseguire un ingiusto profitto con altrui danno. Il divieto è rafforzato se ad essere danneggiato è lo Stato o un Ente pubblico.

5.4 Conflitti di interesse e incompatibilità
Dipendenti e collaboratori non devono svolgere attività in conflitto di Interessi con l'attività della Società né svolgere ruoli tra loro incompatibili. Per conflitto di interessi si intendono i casi in cui viene perseguito un interesse diverso da quello di UGM. A titolo esemplificativo e non esaustivo, si trova in conflitto di interessi chi — anche attraverso i propri familiari — condivide interessi economici con clienti, fornitori o concorrenti della Società. Nel caso di conflitto di interessi — anche solo potenziale — è fatto obbligo di informare tempestivamente il proprio Responsabile e, se necessario, il Direttore di riferimento. Per incompatibilità ci si riferisce alla corrispondenza sulla stessa persona di incarichi In contrasto tra loro. A titolo di esempio un consulente fiscale di UGM non può essere membro del Collegio Sindacale della Società. Nel caso di incompatibilità di membri del Collegio Sindacale, il Consiglio di Amministrazione deve avvisare l'assemblea del Soci. In tutti i casi è fatto obbligo di informare l'OdV.

5.5 Qualità
UGM ha come scopo primario della propria attività la massima soddisfazione possibile e la tutela di tutti i propri clienti, anche prestando attenzione alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi.

5.6 Rapporti con i clienti
Nei rapporti con i clienti attuali o potenziali è fatto obbligo di osservare scrupolosamente le policy e le procedure interne. Il cliente deve essere adeguatamente informato circa le offerte e deve essere messo nelle condizioni di operare scelte consapevoli e basate su elementi reali e riscontrabili. E’ vietata qualsiasi forma di pubblicizzazione ingannevole o fuorviante, di informazione tendente a non consentire al cliente una valutazione basata su elementi oggettivi e trasparenti. E’ inoltre vietato modificare le condizioni contrattuali o le modalità di prestazione del servizio in modo arbitrario e senza preventiva autorizzazione scritta da parte dei Responsabili in tal senso designati. UGM ha definito che le campagne marketing sui mass-media – anche di settore - ed i materiali promozionali rivolti alla propria clientela:
5.7 Rapporti con i fornitori
Nei rapporti con l fornitori è fatto obbligo di osservare scrupolosamente le procedure interne per la selezione e la gestione della relazione commerciale. E’ vietato precludere ad una azienda fornitrice in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura, adottando criteri di valutazione oggettivi e trasparenti. In questo senso i responsabili degli acquisti devono: Infine è vietato imporre reciprocità nel rapporto d'affari, condizionando la scelta del fornitore solo alla sua accettazione o meno di acquistare, a sua volta, prodotti e/o servizi di UGM.

5.8 Rapporti con i colleghi
I rapporti con i colleghi sono improntati alla correttezza, alla collaborazione, al rispetto reciproco e alla professionalità. E’ vietato dare luogo a molestie di qualsiasi tipo e a comportamenti che tendano ad offendere o ad isolare mediante atteggiamenti ostili ed intimidatori singoli lavoratori o gruppi di essi.

5.9 Rapporti con le istituzioni pubbliche
I rapporti con la Pubblica Amministrazione Centrale (Ministeri, Organi di Controllo Fiscali, Autorità Giudiziaria, Autorità Garanti, etc.) Locale (Regioni, Province, Comuni) o sovranazionale (Unione Europea) o di altre organizzazioni pubbliche internazionali e di qualsiasi Stato Estero, devono essere improntati alla trasparenza, all’etica dei comportamenti nonché al rigido rispetto di Leggi e Regolamenti. E’ vietato: Attenzione e cura deve essere quindi posta nei rapporti con i soggetti sopra indicati, in particolare nelle operazioni relative a autorizzazioni, licenze, concessioni, richieste e/o gestione ed utilizzazione di finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica (nazionale, provinciale o comunitaria), rapporti con autorità di controllo o altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali o amministrativi, ecc. A puro titolo di esempio non esaustivo, sono quindi censurate:
5.10 Concorrenza
E’ vietato compiere o partecipare a qualsiasi iniziativa contraria alla normativa vigente in materia di libera concorrenza, antitrust e monopolio. E’ vietato stipulare accordi, anche di natura informale, al fine di alterare Il principio della libera concorrenza sul mercato.

5.11 Rapporti con i media
Il personale non intrattiene rapporti con organi di stampa o con altri mezzi di comunicazione di massa relativamente all'attività della Società, salvo che tale attività costituisca mandato specifico oppure sia stata espressamente autorizzata secondo le procedure interne vigenti.

5.12 Rapporti economici con partiti politici e organizzazioni sindacali
UGM si astiene dall’effettuare finanziamenti a partiti politici in Italia e all'estero, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati. Sono viceversa ammessi gli omaggi purché previamente autorizzati dall'Amministratore Delegato e successivamente comunicati all’OdV. La Società in ogni caso si astiene inoltre dall'assumere iniziative che possano costituire direttamente o indirettamente forme di pressione indebite nei confronti di esponenti politici o sindacali ovvero di organizzazioni politiche o sindacali.

5.13 Contributi ed altre sponsorizzazioni
UGM può aderire alle richieste di contributi, limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni con regolari statuti e atti costitutivi che non abbiano fini di lucro e il cui oggetto sia di elevato valore culturale o benefico. Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell'ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell'arte, sono destinate solo a eventi o ad organismi che offrano garanzia di qualità e nei cui confronti possa escludersi ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o aziendale.

5.14 Doni e altre liberalità
Nessun dipendente, né direttamente, né attraverso membri della propria famiglia, può sollecitare o accettare denaro o altri doni da un cliente o da un fornitore, se questi possono influenzare o anche solo dare l'impressione di influenzare il normale corso degli affari di UGM, salvo in casi in cui si tratti di doni tradizionalmente offerti a tutti coloro che intrattengono lo stesso tipo di rapporto con quel cliente o fornitore. Fatta eccezione per i casi sopra menzionati, nel caso in cui un dipendente riceva un dono è fatto obbligo di informare tempestivamente il proprio superiore e l'OdV qualora il dono superi il normale concetto di “modico valore". Il personale di UGM può fare regali ai propri clienti, fornitori e funzionari e/o offrire rinfreschi, pranzi o cene di lavoro purché ciò non porti a sollevare dubbi rispetto all'integrità ed all’etica dei comportamenti. In ogni caso i doni devono essere di modico valore (non superiore a 150€ annui).

6. Trasparenza nelle operazioni

6.1 Generalità
L'attività di UGM è fondata sul rispetto delle regole e sulla consapevolezza dell'esistenza di normative e procedure interne.

6.2 Gestione trasparente dell'attività
UGM si impegna a mantenere un sistema organizzativo formalizzato, che prevede la chiara indicazione dell'attribuzione delle responsabilità, delle linee di dipendenza gerarchica e della definizione delle funzioni. Ogni operazione o segmento di processo dell'attività aziendale deve essere registrato, autorizzato, verificabile, legittimo, coerente e congruo. Tutte le operazioni di UGM devono poter essere verificate nel loro processo di decisione, autorizzazione e svolgimento. La Società stabilisce in via preventiva e precisa, assegnandoli in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali definite, i poteri autorizzativi e di firma. Ogni dipendente o collaboratore esterno deve essere informato in modo preciso dei propri compiti e, nello svolgimento delle proprie mansioni, deve rispettare le regole stabilite dalla procedura interna, informando tempestivamente Il proprio Referente e, se necessario, il Direttore di riferimento ogni qualvolta ciò non sia, per qualsiasi ragione, possibile.

6.3 Verifica delle operazioni
Per ogni operazione è conservata un'adeguata documentazione, in modo da consentire la precisa ricostruzione dell'operazione stessa e l'individuazione esatta delle responsabilità. Il sistema garantisce l'applicazione del principio della separazione delle funzioni, in modo tale che l'autorizzazione di un'operazione debba pervenire da persona o organo differente rispetto a quello che contabilizza, esegue operativamente o controlla l'operazione. Tutti i dipendenti sono partecipi del sistema di controllo aziendale e sono tenuti a riferire di ogni omissione, falsificazione, trascuratezza nella contabilità o nella documentazione di supporto. Nel fruire di beni e servizi a disposizione per lo svolgimento del lavoro, il personale deve essere in grado di giustificare l'uso conforme all'esercizio della propria attività professionale, evitando sprechi e impieghi inefficienti e garantendo una corretta conservazione del valore del bene o del servizio affidato.

7. Ambiente, Sicurezza e Riservatezza

7.1 Ambiente
UGM si impegna, direttamente e per tramite dei propri business partner, a contribuire allo sviluppo ed al benessere delle comunità in cui opera, perseguendo l'obiettivo, nello svolgimento della propria attività, di ridurre l'impatto ambientale. La Società si impegna a sensibilizzare i vari livelli del personale, perseguendo la crescita della consapevolezza e del senso di responsabilità di tutta l'organizzazione per la salvaguardia dell'ambiente. Il senso di responsabilità, il comportamento e gli atteggiamenti assunti nei confronti degli aspetti relativi alla corretta gestione delle problematiche ambientali costituiscono parte integrante della mansione di ciascun dipendente e collaboratore e sono, pertanto, elemento significativo di giudizio sulle prestazioni di ciascun dipendente e sulla qualità di quelle rese da terzi. I dipendenti coinvolti in processi operativi che possono avere ripercussioni ambientali devono svolgere il proprio lavoro in modo coscienzioso e nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti.

7.2 Sicurezza
La Società si impegna inoltre a tutelare l'integrità morale e fisica dei propri dipendenti, dei consulenti, dei collaboratori, degli appaltatori e dei propri clienti oltre che a gestire le proprie attività nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione attraverso l'attività continuativa di funzioni aziendali a ciò specificatamente preposte. La gestione operativa deve fare riferimento a criteri avanzati di salvaguardia, perseguendo il miglioramento delle condizioni di salute e di sicurezza sul lavoro. Si impegna altresì a promuovere e diffondere tra i propri dipendenti comportamenti responsabili, mettendo in atto le necessarie azioni preventive, al fine di preservare la salute, la sicurezza e l'incolumità di tutto il personale nonché dei terzi che frequentano I propri locali ed aree lavorative.

7.3 Riservatezza
Chiunque intrattenga relazioni con UGM è tenuto al rigoroso rispetto dell'obbligo di riservatezza relativamente alle informazioni relative all'attività dell'azienda apprese nello svolgimento della propria mansione o collaborazione, salvo quanto diversamente stabilito dal regolamento interno e dalle procedure aziendali. Al personale non è consentito l'accesso a dati e documenti interni della Società, sia formalizzati sia in fase di redazione, se non nei casi previsti dalla normativa e dalle procedure interne vigenti. Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. 196/03 (Codice in materia di trattamento dei dati personali) e successive modifiche e integrazioni. Tutti i dipendenti che hanno accesso ai dati personali sono tenuti al rispetto delle Misure Minime di Sicurezza stabilite per il trattamento dei dati.

8. Istituzione dell'organismo di vigilanza

L'Organismo di vigilanza è un organo della società dotato di indipendenza, di piena autonomia di azione e di controllo la cui attività è caratterizzata da professionalità ed imparzialità. Esso è posto in una posizione apicale all'interno della gerarchia aziendale ed in rapporto diretto con il Consiglio di Amministrazione al quale riferisce di eventuali violazioni del presente Codice ed è dotato di una continuità di azione elevata. All'Organismo di vigilanza viene garantita una adeguata autonomia finanziaria tramite l'attribuzione di risorse da parte dell’azienda e non sono assegnate funzioni di tipo operativo al fine di garantirne la maggiore obiettività di azione possibile. I recapiti dell’ OdV sono comunicati ai “Destinatari" del presente codice.

9. Diffusione, comunicazione, formazione ed aggiornamento del Codice

UGM provvederà, a: Tutti i soggetti interessati devono confermare formalmente e per iscritto di aver ricevuto il Codice Etico e di essere a conoscenza delle disposizioni in esso contenute.

10. Attuazione e controllo dei principi

UGM provvede a compiere adeguate verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice, attraverso l'OdV. Lo stesso vigila comunque costantemente sul rispetto del principi definiti nel presente documento.

11. Disposizioni sanzionatorie

L'osservanza delle norme del presente Codice deve considerarsi parte integrante ed essenziale degli obblighi facenti capo ai dipendenti in virtù del rapporto di lavoro in essere. La violazione delle norme del Codice costituisce inadempimento ai predetti obblighi e, in quanto tale, ha rilievo disciplinare e potrà dar corso ad una procedura disciplinare nei confronti dei responsabili, applicando le seguenti sanzioni disciplinari seguendo il criterio della proporzionalità così come meglio definito nel CCNL Commercio: Pertanto, a tutti i sensi di legge e di contratto, le norme del Codice Etico, è messo a disposizione dei lavoratori mediante affissione in un luogo accessibile a tutti. L'osservanza delle norme del presente Codice deve inoltre considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori e/o dai soggetti aventi relazioni d'affari con la Società. La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell'incarico e potrà comportare il risarcimento del danni dalla stessa derivanti. Potranno altresì essere soggetti ad una procedura disciplinare anche i dipendenti che effettuino un uso improprio delle segnalazioni. In particolare, potranno essere passibili di procedura disciplinare i dipendenti che effettuino denunce contenenti informazioni false e/o infondate ed effettuate con scopo ritorsivo, vessatorio e/o malizioso nei confronti del presunto autore dell'atto denunciato, e/o effettuate con il fine di danneggiarne l'immagine. In caso di violazione delle disposizioni previste dal presente Codice etico, si provvederà ad applicare nei confronti dei dirigenti le misure più idonee in conformità a quanto previsto dal CCNL applicabile ai dirigenti. Inoltre, in caso di violazione del Codice Etico: